Green Offices handboek

Adres Green Offices

Green Offices BV 

Goede Reede 1

3845 MD Harderwijk

Tel:    Algemeen    +31 341 355 550

Tel:     Richard van der Poll     +31 622 374 467

Tel:     Jan van de Ruitenbeek     +31 657 553 415

E-mail:     info@greenoffices.nl

Adressering

Voor de juiste verwerking van de post is het een vereiste dat naam en bedrijfsnaam vermeld staan.

Afval

De Green Offices is milieubewust en levert haar afval dan ook gescheiden aan. Binnen onze huurprijs hanteren wij een fair use policy voor het afval. Wanneer een huurder buitenproportioneel veel afval gebruikt wordt er maandelijks een bedrag van EUR 50,- exclusief btw extra in rekening gebracht bij de huurprijs. De beoordeling of het fair use is, is aan het management te beoordelen.

  • Klein chemisch afval

De inzameling van klein chemisch afval bestaat hoofdzakelijk uit batterijen en lege toners. Dit afval kan gedeponeerd worden in een chemobox. Deze box wordt periodiek geleegd. Toners worden (zonder karton) in deze box gedeponeerd.

  • Papier en Karton

Hiervoor zijn in de restauraties, aparte inzamelbakken aanwezig. Het papier wat binnen de ruimtes wordt ingezameld, kan in de blauwe bakken in bij accent worden gedeponeerd. Deze worden 1x per week geleegd. Deze containers zijn van Accent, 1 van de leden van de Green Offices. Aangezien zij voor het papier enige inkomsten ontvangen, rekenen zij voor de andere afvalstromen geen kosten door aan de Green Offices.

  • Restafval

Leden dienen zelf zorg te dragen voor het plaatsen van afvalbakken in de afgesloten ruimtes. Deze worden door henzelf, of indien zij schoonmaak afnemen door de schoonmaak periodiek geleegd. Grote stukken afval vallen buiten de fair use regeling.

Akoestiek

De kantoren zijn voorzien van systeemwanden en geluidsabsorberende plafonds. Deze zijn geschikt voor normaal kantoorwerk. Vanwege de glazen wanden en deuren is 100% privacy echter nooit te bereiken. Hierdoor mag er in de Green Lounge op de begane grond en in het openbare gedeelte boven worden gepraat. Houd wel rekening met de andere gebruikers in de ruimte. Voor overleggen of lange telefoongesprekken kan je een vergaderruimte of phonebooth reserveren via de website of app.

Bellen in de gangen is niet toegestaan.

Beamer en t.v.

Alle vergaderzalen binnen Green Offices beschikken over een beeldscherm. Door middel van een HDMI- kabel kan een laptop worden aangesloten. De HDMI-kabel is aanwezig in de vergaderruimte. 

Bedrijfshulpverlening

Als lid van de Green Offices eist de ARBO-wet vanuit je rol als werkgever, zelf te zorgen voor voldoende bedrijfshulpverleners binnen je bedrijf. De verschillende bedrijven binnen de Green Offices werken wel samen op het gebied van bedrijfshulpverlening. Green Offices biedt een coördinator voor de verschillende bedrijfshulpverleners. 

Bereikbaarheid

De routebeschrijving met het openbaar vervoer en met de auto naar de Green Offices is te vinden op de website van de Green Offices.

Beveiliging

Het pand is toegankelijk met de tag die door de Green Offices is verstrekt. Indien hiervoor toestemming is gegeven door Green Offices, kan een lid het pand ook van het alarm afhalen. Dit wordt geregistreerd en bij Calamiteiten wordt er op basis van deze registratie gewerkt.

De kantoorruimtes kunnen alleen geopend worden met de sleutel van de persoon die hiervoor toegang heeft gekregen, op basis van zijn lidmaatschap. 

Bezoekers

Bezoekers die met de auto komen parkeren op het parkeerterrein rondom Green Offices. De receptie ontvangt bezoekers met een kopje koffie of thee en licht de contactpersoon telefonisch in dat het bezoek gearriveerd is. Na afloop wordt bezoek door de ontvangen zelf  begeleidt naar de uitgang. Tijdens calamiteiten, ben je zelf verantwoordelijk voor je bezoek.

Brandveiligheid

Het gebouw is voorzien van handbrandmelders en een brandmeldcentrale met ontruimingssignaal. Zorg dat je bekend bent met het calamiteitenplan van je organisatie en de algemene calamiteiten instructies van de Green Offices. Trappenhuizen en gangen moeten te allen tijde vrij zijn van obstakels. Het is dan ook niet toegestaan voorwerpen in deze ruimten te plaatsen of zaken op te hangen aan wanden en/of deuren. De deuren die voorzien zijn van deurdrangers en dienen te allen tijde vrij te zijn van obstakels, zodat zij bij een brandmelding goed kunnen dichtvallen.

Calamiteiten

Op de website staat het ontruimingsplan. Het gebouw is op beide etages voorzien van ontruimingsplattegronden en ontruimingsinstructies. Zorg dat je bekend bent met deze algemene calamiteitenprocedure. Voor meer informatie over de bedrijfshulpverlening neem je contact op met de manager van Green Offices. Zorg dat je bekend bent met het calamiteitenplan van je organisatie en de algemene calamiteiten instructies van de Green Offices. Meld calamiteiten tijdens kantooruren altijd bij de manager via manager@greenoffices.nl

Catering

Van maandag tot en met vrijdag wordt er lunch verzorgd in de lunchruimte. Van 12.00 tot 13.30 uur is er gelegenheid om te lunchen. Je bezoek is welkom mee te lunchen. Hiervan krijg je een aparte factuur. Als het om een grotere groep gaat, 8 personen of meer, dit dan graag een week van tevoren melden bij de manager. Dit in verband met de bestellingen.

Tijdens grote meetings, evenementen en borrels verzorgen we graag de catering voor je. Mail de manager voor meer informatie en de mogelijkheden. We denken graag met je mee. Een aanvraag graag ruim van tevoren indienen.

Clean desk

De Green Offices heeft een open karakter; alle bureaus staan in het zicht. Om de Green Offices netjes te houden, verzoeken wij iedereen aan het eind van de dag zijn bureau netjes achter te laten en spullen zoveel mogelijk in de kasten te plaatsen. Rondzwervend afval graag opruimen. Het is ons visitekaartje.

Fietsenstalling

Fietsen kunnen gestald worden op de grindstroken naast het pand.

Groenvoorziening

Het groenonderhoud wordt periodiek aangepakt.

ICT

Heb je vragen over internet, telefonie of anders op ICT-gebied, neem dan contact op met de manager van Green Offices. Wij hebben een vaste huisleverancier die de ICT-diensten van Green Offices regelt.

Verhuurder stelt aan huurder een werkende draadloze Internetverbinding beschikbaar. Het is huurder niet toegestaan om zonder toestemming van de ICT-beheerder van Green Offices, eigen netwerkapparatuur zoals routers, switches of accesspoints aan te sluiten op de internetverbinding. Indien huurder meer aansluitingen beschikbaar wil hebben binnen haar gehuurde ruimte, dan overeengekomen met verhuurder, kan dit tegen een meerprijs.

In de gehele Green Offices is WIFI beschikbaar. Bezoekers maken verbinding met het draadloze netwerk ‘Green Offices gast’. Leden krijgen hun eigen inlog voor op het Green Wifi netwerk. Snellere of vaste verbindingen kunnen worden aangevraagd bij de manager.

Inrichting en decoratie

Bij het inrichten van Green Offices is uitgegaan van een specifiek inrichtingsconcept. Aanpassingen wat betreft inrichting en decoratie dienen altijd vooraf goedgekeurd te worden door de manager.

Het is niet toegestaan eigen koelkasten of koffiemachines mee te nemen.

Klachten en suggesties

Suggesties, ideeën en klachten kan je doorgeven aan de manager via manager@greenoffices.nl

Klimaat

Green Offices is voorzien van een luchtbehandelingsinstallatie. Dit systeem zorgt ervoor dat de lucht in het gebouw automatisch wordt ververst en indien nodig wordt gekoeld of verwarmd. De installatie is zo ingesteld dat gemiddelde temperatuur in de ruimte tussen de 20 en 22 graden blijft. Houd deuren en ramen gesloten, zodat het systeem optimaal kan functioneren. Het systeem is centraal ingeregeld.

Koffie en thee

Koffie en thee zijn gratis te verkrijgen, ook voor je gasten.

Laden en lossen

Kleine leveringen worden afgegeven bij de receptie. Bij binnenkomst van een pakket ontvangt u een bericht. Laat het pakket niet langer dan een dag staan.

Lunch

In het restaurant van Green Offices wordt dagelijks tegen kostprijs een verse lunch gefaciliteerd met brood, beleg, melk en jus d’orange. Zelf meegebrachte lunch dient te worden bewaard in een speciaal hiervoor bestemde koelkast in een afgesloten bakje. Deze lunch dient in principe te worden genuttigd in de lounge boven. Het is niet toegestaan te lunchen in de algemene ruimtes, vergaderruimtes en in de phonebooths. Eigen (zit)plek dient schoon achtergelaten worden.

Kopiëren/scannen

Kopieën en scans worden gemaakt op de multifunctionele printer. Zorg ervoor dat er geen kopieën achterblijven bij het apparaat. Op de eerste verdieping is een printer/scanner voor kleine aantallen afdrukken waarvan gebruik gemaakt kan worden op basis van fair use. Bij Accent staan professionele printers voor grotere volumes. Prijzen hiervoor zijn op aanvraag.

Voor het installeren van de printer kun je terecht op de website www.greenoffices.net (Alleen beschikbaar als je verbonden bent met de wifi van Green Offices.)

Mocht je regelmatig moeten scannen, dan kun je via de manager een scan button aanvragen, zodat je niet steeds je mailadres hoeft in te typen.

Manager

Bij Green Offices is een manager aanwezig. Hij/Zij is het aanspreekpunt voor alle zaken in en rondom Green Offices. E-mail adres van deze manager is manager@greenoffices.nl

Mindervalide

Mindervalide bezoekers parkeren op de parkeerplaats links en rechts naast de ingang. Toilet en werkruimte is beschikbaar op de begane grond.

Parkeren

Onze locaties zijn uitgerust met parkeerplaatsen. Deze parkeerplaatsen zijn shared parkeerplaatsen en op basis van beschikbaarheid. Ook bezoekers doen hier in mee.

Persoonlijke apparatuur

Zorg altijd dat persoonlijke apparatuur (opladers, ventilatoren) is uitgeschakeld en opgeborgen voordat je het gebouw verlaat. Dit in verband met de veiligheid en energiebesparing.

Postvoorziening

De binnenkomende post wordt elke dag door Green Offices uit de Pakket en Brievenbus gehaald en verdeeld over de verschillende leden. Als leden niet aanwezig zijn op het moment dat er post voor hen is wordt deze bewaard bij de receptie en ontvangen zij een melding zodat zij die bij binnenkomst kunnen oppikken.

Voor de leden die veel post ontvangen hebben wij de service voor het afnemen van een postvak, eventueel aan te vullen met een doorstuur services.

Privacy – respecteer elkaars werkplek

In het kader van de privacy en de onderlinge verhoudingen, is het niet toegestaan, om zonder uitdrukkelijke toestemming apparaten van andere leden of bezoekers te gebruiken. Alle leden moeten bij het verlaten van hun werkplekken hun schermen van telefoons en computers blokkeren. Indien een lid constateert dat dit niet het geval is, wordt hij vriendelijk verzocht dit bij het betreffende persoon te melden.

Rookbeleid

In het pand is het niet toegestaan te roken. Naast het gebouw is een plek om te roken. Deze plek dient schoon gehouden te worden door de gebruikers. Gelieve niet bij de hoofdentree te roken, die houden we graag netjes voor alle gebruikers van het pand. Gooi peuken niet op de grond en zorg dat sigarettenpeuken altijd goed gedoofd zijn in verband met brandgevaar.

Schoonmaak

De Schoonmaak van de algemene ruimten, valt onder verantwoordelijkheid van de manager van Green Offices en hierover zijn afspraken gemaakt met een schoonmaakbedrijf. Mocht je constateren, dat dit niet goed is gegaan, dan word je vriendelijk verzocht de manager hiervan op de hoogte te brengen.

Indien je gebruik maakt van de schoonmaakservices, zorg dan voor een ‘clean desk’ zodat de bureaus kunnen worden schoongemaakt. Leg geen spullen in vensterbank of op kasten. Overal waar spullen liggen, wordt niet schoongemaakt. De schoonmaak tilt geen spullen of apparatuur op om te reinigen. Ook als hier klachten over zijn, is de manager van Green Offices het eerste aanspreekpunt.

Toegang

De Green Offices is op werkdagen van maandag t/m vrijdag van 08.00 tot 18.30 uur en zaterdag van 8.00 tot 10.00 uur vrij toegankelijk. Binnen deze tijden heeft ieder lid toegang tot het gebouw. Elk nieuw lid ontvangt een uitnodiging, waarmee hij via zijn telefoon het slot van de tussendeur kan bedienen. 

Buiten deze genoemde tijden is toegang tot de Green Offices alleen mogelijk voor leden die beschikken over een tag om het alarm uit te schakelen.

Toegangstag

Bij verlies, diefstal of beschadiging kan je tegen vergoeding een nieuwe tag aanvragen bij de manager. Meld verloren toegangstags altijd zo snel mogelijk bij de manager, in verband met blokkeren van de toegang. Eventuele schade die is opgelopen, doordat een melding van verlies van toegangstag niet op tijd is gedaan, kan worden verhaald op het lid.

Verbanddoos/ EHBO koffer

Achter bij de receptie is een EHBO-doos aanwezig.

  1. Vergaderruimtes

Green Offices beschikt over de volgende vergaderzalen:

  • 2 vergaderzalen  voor max 6 personen;
  • 1 spreekkamer voor max 4 personen;

Boeken via de GreenApp

Het boeken van additionele services, zoals lunch, vergaderruimtes e.d. gaat via leden.greenoffices.nl elk lid ontvangt hiervoor een inlog en de facturatie van deze diensten vindt 1x per maand achteraf plaats.

Vrijdagmiddagborrel en alcoholgebruik

Elke vrijdag vanaf 16.30 uur is er gelegenheid deel te nemen aan de vrijdagmiddagborrel. Deze is uitsluitend toegankelijk voor leden en/of gasten van leden. De verantwoordelijkheid, o.a. voor alcoholgebruik ligt bij de deelnemer en/of gast zelf. Green Offices kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van alcoholgebruik. Buiten de vrijdagmiddagborrel is alcoholgebruik binnen Green Offices niet toegestaan.